Programme d'appareils et accessoires fonctionnels

Implantation du nouveau système de technologie de l'information – Juin 2011

Le 13 juin 2011, les responsables du Programme d'appareils et accessoires fonctionnels (PAAF) implanteront la phase 1 d'un nouveau système automatisé. Ce nouveau système fournira une plate-forme moderne et efficace qui permettra de documenter les opérations des clients, les indemnisations et le paiement des fournisseurs.

Facturation des fournisseurs

Le nouveau système apportera les changements ci-après au processus de facturation des fournisseurs.

Aide financière pour l'obtention de fournitures respiratoires et d'alimentation entérale, et d'appareils de ventilation

À compter du 13 juin 2011, les responsables du PAAF convertissent l'aide financière pour l'obtention de fournitures respiratoires et d'alimentation entérale, et d'appareils de ventilation en subvention annuelle.  Veuillez consulter les notes de service suivantes pour en savoir plus.

Nouveaux formulaires de demande, fiches de renseignements sur le demandeur, FAQ et Manuels des politiques et procédures


Questions et réponses sur les changements apportés au format de présentation des factures des fournisseurs


Factures imprimées

La mention sur les factures de l'installation d'un appareil sur un côté particulier est-elle obligatoire?

Les types d'appareils du Programme d'appareils et accessoires fonctionnels (PAAF) ne doivent pas tous être installés sur un côté particulier. Certains articles, comme l'appareil de ventilation spontanée en pression positive continue et la canne blanche pour les personnes aveugles sont des appareils qui ne sont pas utilisés sur un côté en particulier.

Cependant, pour les catégories d'appareils devant être utilisés sur un côté particulier, le champ où il faut indiquer ce côté est obligatoire aux fins de facturation. Ces catégories comprennent les suivantes :

  • Appareils auditifs
  • Prothèses oculaires
  • Prothèses maxillo-faciales extra-buccales
  • Orthèses
  • Membres artificiels
  • Appareils modifiant la pression
** Certains appareils des catégories mentionnées ci-dessus n'ont pas à être portés d'un côté en particulier, mais vous devez tout de même remplir le champ concerné en entrant S. O. pour ces appareils appartenant aux catégories en question.
Quel format utiliser pour entrer la date de facturation?

Le format à utiliser dans le nom de la présentation électronique des factures est le suivant : AAAA-MM-JJ, précédé du no d’inscription du fournisseur (p. ex., 9999999_2011-06-19).
Le format à utiliser pour les dates comprises dans les fichiers de factures est le suivant : JJMMAAAA.
Le format à utiliser pour les dates paraissant sur les factures imprimées est le suivant : AAAA/MM/JJ.
 
Il est possible que les fichiers soumis comportant des formats de dates incorrects puissent passer le test du téléchargement puisque le système ne vérifie que la présence de six caractères pour permettre le téléchargement. Cependant, des dates dont le format est incorrect peuvent entraîner l'apparition d'une panoplie d'erreurs. Par exemple, si un fournisseur soumet une facture électronique comportant une date paraissant comme suit : 20110701 dans le fichier, avec l'intention de faire référence au 1er juillet 2011, le système lui lira plutôt « novembre 20, 701 ». Les messages d'erreurs possibles associés à un problème quant au format des dates sont les suivants : « Fournisseur non enregistré » ou « Appareil non actif » ou « Date de livraison trop ancienne ».

Quand les factures sont-elles générées?

Avec l'ajout de catégories additionnelles dans la fonction de facturation automatique (le système fait une première analyse en fonction des règles applicables pour déterminer si la demande peut être approuvée), si la section « Spécifications de l'équipement » des formulaires de demande a été dûment remplie pour les catégories qui peuvent être approuvées automatiquement, le système tentera de créer et de payer une facture. Si cette tentative échoue, il est toujours possible de générer la facture, mais celle-ci sera mise en attente. Les formulaires de demande seront alors examinés manuellement et si les erreurs qui s'y trouvent ne peuvent être corrigées par les arbitres du PAAF, un avis sera envoyé à l'autorisateur, au fournisseur, ou au client, les informant du (des) problème(s).

Pourquoi les responsables du PAAF modifient-ils le processus de facturation?

Les responsables du PAAF implantent un nouveau système automatisé permettant d'améliorer la fiabilité et d'abaisser les coûts du processus de documentation des opérations des clients, des indemnisations et de paiement des fournisseurs.  Ce nouveau système s'inscrit dans la Stratégie d'écologisation en matière de TI du gouvernement de l'Ontario et permettra d'améliorer la sécurité du système, la gestion de l'information et l'accessibilité pour les intervenants.

Ces changements auront-ils un effet sur la présentation de mes factures?

Les responsables du PAAF ont créé un modèle pour toutes les factures imprimées qui s'appliquera à toutes les catégories d'appareils et d'accessoires, à l'exception du Programme d'oxygénothérapie à domicile (POD). Cet imprimé sera différent pour le POD.

Quelles sont les différences entre le modèle de facture du POD et celui du PAAF?

Outre les renseignements exigés pour la facture du PAAF, la facture du POD doit porter aussi la confirmation du fournisseur ainsi que les dates de début et de fin du service.

Les exigences en matière de données ont-elles changé pour chaque type de facture?

Un champ Device Placement a été ajouté à la facture du PAAF, qui permet d'indiquer si l'appareil ou l'accessoire est destiné à un gaucher (G) ou à un droitier (D), ou si cette distinction ne s'applique pas (S.O.).

Où puis-je me procurer un exemplaire du nouveau modèle imprimé de la facture?

Des échantillons ont été envoyés à tous les fournisseurs enregistrés du PAAF qui envoient actuellement des factures imprimées. Les modèles peuvent aussi être téléchargés à partir des liens ci-dessous :

À quel moment ces changements entrent-ils en vigueur?

Le nouveau modèle de facture doit être utilisé dès le 13 juin 2011. Les responsables du PAAF n'accepteront plus l'ancien modèle de facture après le 13 juin 2011.

Si j'envoie mes factures imprimées préparées selon l'ancien modèle et si la Direction de la planification et de la gestion financière ne les reçoit pas d'ici le 6 juin, mes factures seront-elles traitées?

Non. Si vos factures imprimées correspondant à l'ancien modèle n'ont pas été reçues d'ici le 6 juin, elles ne seront pas traitées.  

Puis-je continuer à envoyer des factures imprimées?

Les fournisseurs qui envoient actuellement des factures imprimées doivent continuer de le faire jusqu'à ce que le nouveau système soit implanté, en juin.

Tous les fournisseurs qui envoient actuellement des factures imprimées seront encouragés à passer au format électronique d'ici la fin de l'année civile 2011.

Combien de temps après l'implantation du nouveau système vais-je pouvoir passer à la facturation électronique?

Tous les fournisseurs qui envoient actuellement des factures imprimées pourront passer au format électronique d'ici la fin de l'année civile 2011. Les fournisseurs auront accès à un service de soutien pendant la transition.


Factures électroniques

Pourquoi les responsables du PAAF modifient-ils le processus de facturation?

Les responsables du PAAF implantent un nouveau système automatisé permettant d'améliorer la fiabilité et d'abaisser les coûts du processus de documentation des opérations des clients, des indemnisations et de paiement des fournisseurs.  Ce nouveau système s'inscrit dans la Stratégie d'écologisation en matière de TI du gouvernement de l'Ontario et permettra d'améliorer la sécurité du système, la gestion de l'information et l'accessibilité pour les intervenant grâce à l'élargissement de la gamme de services en ligne.

En quoi le modèle de facturation électronique sera-t-il différent?

Les factures actuelles envoyées sur disquette sont transmises aux responsables du PAAF selon un format où l'information est présentée par colonnes. Selon le nouveau format, l'information sera séparée par des virgules sur une seule ligne (fichiers CSV). Ces formats sont produits facilement par la plupart des logiciels de génération automatique de factures. Les responsables du PAAF fourniront un exemple ou un modèle aux fournisseurs qui souhaitent produire des factures avec des virgules de séparation au moyen de logiciels comme Microsoft Excel.

Quelles données ne sont plus utilisées dans le nouveau format?

Les champs Nom du client et Numéro de la carte santé ont été supprimés et remplacés simplement par les quatre derniers chiffres du numéro de la carte Santé du client.

Quelles données ont été ajoutées dans le nouveau format?

Un champ Device Placement a été ajouté pour certaines catégories, indiquant si l'appareil ou l'accessoire est destiné à un gaucher (G) ou à un droitier (D), ou si cette distinction ne s'applique pas (S.O.).

Quelles sont les différences entre le format de facture du POD et celui du PAAF?

Outre les renseignements exigés pour la facture du PAAF, la facture du POD exige les dates de début et de fin du service.

Peut-on envoyer des corrections de factures en traitement en même temps que de nouvelles factures?

Oui.

Le système sera-t-il en mesure de repérer les factures erronées ainsi que les erreurs?

Le champ Upload Error Report indiquera les erreurs dans le fichier et le Rapport des factures en attente indiquera les erreurs dans les factures détaillées.

Comment pourrai-je connaître l'état d'avancement du traitement de mes factures?

Une fois les factures téléchargées, l'état d'avancement figurera sur le prochain rapport d'avancement envoyé aux fournisseurs.

Tous les champs alphanumériques doivent-ils être remplis en majuscules? (a14n7 devient A14N7)

Non. Il n'y a aucune contrainte particulière à ce sujet.

Puis-je envoyer plusieurs fichiers de factures par jour?

Non. Le système du PAAF traiter un seul fichier de factures par fournisseur et par jour.

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Pour en savoir plus

Ministère de la Santé et des Soins de longue durée
Programme d’appareils et accessoires fonctionnels

5700, rue Yonge, 7ème étage
Toronto (ON) M2M 4K5

Téléphone: 416-327-8804
Télécopieur : 416-327-8192
Sans frais : 1-800-268-6021
A.T.S. : 1-800-387-5559
A.T.S. : 416-327- 4282
couriel : adp@ontario.ca