Programme d'appareils et accessoires fonctionnels

Les types d'appareils du Programme d'appareils et accessoires fonctionnels (PAAF) ne doivent pas tous être installés sur un côté particulier. Certains articles, comme l'appareil de ventilation spontanée en pression positive continue et la canne blanche pour les personnes aveugles sont des appareils qui ne sont pas utilisés sur un côté en particulier.

Cependant, pour les catégories d'appareils devant être utilisés sur un côté particulier, le champ où il faut indiquer ce côté est obligatoire aux fins de facturation. Ces catégories comprennent les suivantes :

• Appareils auditifs
• Prothèses oculaires
• Prothèses maxillo-faciales extra-buccales
• Orthèses
• Membres artificiels
• Appareils modifiant la pression

** Certains appareils des catégories mentionnées ci-dessus n'ont pas à être portés d'un côté en particulier, mais vous devez tout de même remplir le champ concerné en entrant S. O. pour ces appareils appartenant aux catégories en question.

Le format à utiliser dans le nom de la présentation électronique des factures est le suivant : AAAA-MM-JJ, précédé du no d’inscription du fournisseur (p. ex., 9999999_2011-06-19).
Le format à utiliser pour les dates comprises dans les fichiers de factures est le suivant : JJMMAAAA.
Le format à utiliser pour les dates paraissant sur les factures imprimées est le suivant : AAAA/MM/JJ.
 
Il est possible que les fichiers soumis comportant des formats de dates incorrects puissent passer le test du téléchargement puisque le système ne vérifie que la présence de six caractères pour permettre le téléchargement. Cependant, des dates dont le format est incorrect peuvent entraîner l'apparition d'une panoplie d'erreurs. Par exemple, si un fournisseur soumet une facture électronique comportant une date paraissant comme suit : 20110701 dans le fichier, avec l'intention de faire référence au 1er juillet 2011, le système lui lira plutôt « novembre 20, 701 ». Les messages d'erreurs possibles associés à un problème quant au format des dates sont les suivants : « Fournisseur non enregistré » ou « Appareil non actif » ou « Date de livraison trop ancienne ».

Avec l'ajout de catégories additionnelles dans la fonction de facturation automatique (le système fait une première analyse en fonction des règles applicables pour déterminer si la demande peut être approuvée), si la section « Spécifications de l'équipement » des formulaires de demande a été dûment remplie pour les catégories qui peuvent être approuvées automatiquement, le système tentera de créer et de payer une facture. Si cette tentative échoue, il est toujours possible de générer la facture, mais celle-ci sera mise en attente. Les formulaires de demande seront alors examinés manuellement et si les erreurs qui s'y trouvent ne peuvent être corrigées par les arbitres du PAAF, un avis sera envoyé à l'autorisateur, au fournisseur, ou au client, les informant du (des) problème(s).

Les responsables du PAAF implantent un nouveau système automatisé permettant d'améliorer la fiabilité et d'abaisser les coûts du processus de documentation des opérations des clients, des indemnisations et de paiement des fournisseurs.  Ce nouveau système s'inscrit dans la Stratégie d'écologisation en matière de TI du gouvernement de l'Ontario et permettra d'améliorer la sécurité du système, la gestion de l'information et l'accessibilité pour les intervenants.

Les responsables du PAAF ont créé un modèle pour toutes les factures imprimées qui s'appliquera à toutes les catégories d'appareils et d'accessoires, à l'exception du Programme d'oxygénothérapie à domicile (POD). Cet imprimé sera différent pour le POD.

Outre les renseignements exigés pour la facture du PAAF, la facture du POD doit porter aussi la confirmation du fournisseur ainsi que les dates de début et de fin du service.

Un champ Device Placement a été ajouté à la facture du PAAF, qui permet d'indiquer si l'appareil ou l'accessoire est destiné à un gaucher (G) ou à un droitier (D), ou si cette distinction ne s'applique pas (S.O.).

Des échantillons ont été envoyés à tous les fournisseurs enregistrés du PAAF qui envoient actuellement des factures imprimées. Les modèles peuvent aussi être téléchargés à partir des liens ci-dessous :

• Spécifications techniques pour la facturation électronique (en anglais seulement)
• PAAF - Modèle de facture du fournisseur (en anglais seulement)
• POD - Modèle de facture du fournisseur (en anglais seulement)

Le nouveau modèle de facture doit être utilisé dès le 13 juin 2011. Les responsables du PAAF n'accepteront plus l'ancien modèle de facture après le 13 juin 2011.

Non. Si vos factures imprimées correspondant à l'ancien modèle n'ont pas été reçues d'ici le 6 juin, elles ne seront pas traitées.  

Les fournisseurs qui envoient actuellement des factures imprimées doivent continuer de le faire jusqu'à ce que le nouveau système soit implanté, en juin.

Tous les fournisseurs qui envoient actuellement des factures imprimées seront encouragés à passer au format électronique d'ici la fin de l'année civile 2011.

Tous les fournisseurs qui envoient actuellement des factures imprimées pourront passer au format électronique d'ici la fin de l'année civile 2011. Les fournisseurs auront accès à un service de soutien pendant la transition.

Les responsables du PAAF implantent un nouveau système automatisé permettant d'améliorer la fiabilité et d'abaisser les coûts du processus de documentation des opérations des clients, des indemnisations et de paiement des fournisseurs.  Ce nouveau système s'inscrit dans la Stratégie d'écologisation en matière de TI du gouvernement de l'Ontario et permettra d'améliorer la sécurité du système, la gestion de l'information et l'accessibilité pour les intervenant grâce à l'élargissement de la gamme de services en ligne.

Les factures actuelles envoyées sur disquette sont transmises aux responsables du PAAF selon un format où l'information est présentée par colonnes. Selon le nouveau format, l'information sera séparée par des virgules sur une seule ligne (fichiers CSV). Ces formats sont produits facilement par la plupart des logiciels de génération automatique de factures. Les responsables du PAAF fourniront un exemple ou un modèle aux fournisseurs qui souhaitent produire des factures avec des virgules de séparation au moyen de logiciels comme Microsoft Excel.

Les champs Nom du client et Numéro de la carte santé ont été supprimés et remplacés simplement par les quatre derniers chiffres du numéro de la carte Santé du client.

Un champ Device Placement a été ajouté pour certaines catégories, indiquant si l'appareil ou l'accessoire est destiné à un gaucher (G) ou à un droitier (D), ou si cette distinction ne s'applique pas (S.O.).

Outre les renseignements exigés pour la facture du PAAF, la facture du POD exige les dates de début et de fin du service.

Oui.

Le champ Upload Error Report indiquera les erreurs dans le fichier et le Rapport des factures en attente indiquera les erreurs dans les factures détaillées.

Une fois les factures téléchargées, l'état d'avancement figurera sur le prochain rapport d'avancement envoyé aux fournisseurs.

Non. Il n'y a aucune contrainte particulière à ce sujet.

Non. Le système du PAAF traiter un seul fichier de factures par fournisseur et par jour.