Mise à jour des ententes de vendeur dans le cadre du PAAF

• Programme d’appareils et accessories fonctionnels - Manuel des politiques et procédures

• Manuel des politiques et procédures – Aides techniques à la communication  [en anglais seulement]
• Manuel des politiques et procédures – Prosthèses auditives [en anglais seulement]
• Manuel des politiques et procédures – Pompe à insuline et fournitures [en anglais seulement]
• Manuel des politiques et procédures – Membres artificiels [en anglais seulement]
• Manuel des politiques et procédures – Les prosthèses maxillo-faciales  [en anglais seulement]
• Manuel des politiques et procédures – Les prostheses maxillo-faciales [en anglais seulement]
• Manuel des politiques et procédures – Aides à la mobilité [en anglais seulement]
• Manuel des politiques et procédures – Prosthèses oculaires [en anglais seulement]
• Manuel des politiques et procédures - Orthèses [en anglais seulement]
• Manuel des politiques et procédures -  Appareils de modification de la pression [en anglais seulement]
• Manuel des politiques et procédures – Fournitures et appareils d’assistance respiratoire [en anglais seulement]
• Manuel des politiques et procédures – Aides visuelles [en anglais seulement]

Le Programme d’appareils et accessoires fonctionnels (PAAF) a apporté d’importantes modifications à son entente avec les vendeurs inscrits au PAAF. La nouvelle entente :

• est mieux harmonisée avec les manuels de politiques et d’administration du PAAF et est mieux soutenue par ceux-ci;
• fait en sorte que des structures de gouvernance et des méthodes de contrôle adéquates soient en place afin de gérer les fonds publics;
• fournit une assurance accrue que les fonds publics sont gérés et dépensés efficacement en rendant les ententes conformes à la Directive sur l’obligation de rendre compte en matière de paiements de transfert;
• donnera lieu à moins de dédoublement des exigences administratives et à une utilisation moindre de papier pour les vendeurs ayant plus d’un emplacement ou qui sont autorisés à offrir plusieurs catégories d’appareils.

L’entente de vendeur mise à jour respectera l’engagement du PAAF envers le Bureau du vérificateur général de l’Ontario à revoir son entente de vendeur et à la rendre conforme aux exigences de la Directive sur l’obligation de rendre compte en matière de paiements de transfert du gouvernement. Cette directive vise notamment à faire en sorte que les ententes entre le gouvernement de l’Ontario et les bénéficiaires de paiements de transfert énoncent les attentes relatives à l’aide financière et les modalités de celle-ci afin de favoriser la saine gestion des affaires publiques et l’optimisation des ressources, et qu’elles décrivent les droits, les responsabilités et les obligations respectifs de la province et des vendeurs.

Il s’agit de la première révision importante de l’entente avec les vendeurs inscrits au PAAF, depuis 2004.

En janvier 2012, le PAAF a tenu des séances de consultation avec un échantillon représentatif de vendeurs inscrits au PAAF et avec des associations représentant les vendeurs, au sujet du modèle projeté de l’entente de vendeur. Les commentaires reçus ont permis d’apporter des améliorations à l’ébauche du modèle d’entente.

Le nouveau modèle rendra les ententes du PAAF conformes à la Directive sur l’obligation de rendre compte en matière de paiements de transfert du gouvernement et donnera effet à l’engagement du PAAF envers le Bureau du vérificateur général de l’Ontario, de revoir l’entente de vendeur.  

Toutes les ententes de vendeur en cours seront résiliées le 3 septembre 2012. La nouvelle entente de vendeur entrera en vigueur le 4 septembre 2012. Les vendeurs devront avoir signé et retourné la nouvelle entente au PAAF au plus tard le 20 juillet 2012, sans quoi le PAAF résiliera l’entente de vendeur existante à compter du 3 septembre 2012.

Tous les vendeurs inscrits au PAAF (à l’exception des fournisseurs du Programme d’oxygénothérapie à domicile) devront signer la nouvelle entente pour demeurer inscrits au PAAF. Les fournisseurs du Programme d’oxygénothérapie à domicile ont signé une entente semblable à celle des autres vendeurs, mais leurs services ont été retenus dans le cadre d’une entente de fournisseur de services. La nouvelle entente de vendeur ne s’applique pas aux fournisseurs du Programme d’oxygénothérapie à domicile pour le moment.

Conformément à l’initiative du gouvernement intitulée L’Ontario propice aux affaires, qui vise à réduire le fardeau des entreprises, le PAAF éliminera la nécessité des contrats multiples. Dorénavant, les vendeurs signeront un seul contrat qui s’appliquera à tous leurs emplacements et à toutes leurs catégories autorisées. Les ententes des vendeurs disposant de plus d’un emplacement seront envoyées au siège de l’entreprise seulement. Une seule entente est conclue entre le siège de l’entreprise et le PAAF, et cette entente s’applique à tous les emplacements du vendeur.

Toutes les ententes en cours prendront fin le 3 septembre 2012. La nouvelle entente entrera en vigueur le 4 septembre 2012. Si un vendeur inscrit au PAAF ne retourne pas l’entente de vendeur signée au PAAF dans le délai alloué, le PAAF résiliera son entente existante avec ce vendeur.

The following approach will be used to communicate with ADP registered vendors:

Le PAAF communiquera avec les vendeurs inscrits selon la procédure suivante :

• 18 avril 2012, une note a été envoyée par la poste à tous les vendeurs pour leur annoncer la mise en œuvre de la nouvelle entente.
• Au cours de la semaine du 4 juin 2012, la nouvelle entente, accompagnée d’un sommaire, sera envoyée aux vendeurs par courriel.

Au cours de la semaine du 4 juin 2012, les vendeurs inscrits au PAAF recevront la nouvelle entente de vendeur ainsi qu’un sommaire, par courriel.  Si le 11 juin 2012, un vendeur inscrit au PAAF n’a pas reçu les documents, il doit communiquer directement avec le PAAF par courriel, à l’adresse suivante : adp@ontario.ca.

Le PAAF a réservé une section de son site Web pour l’affichage de l’information et de la documentation concernant l’introduction de la nouvelle entente, y compris la note à tous les vendeurs annonçant la mise en œuvre de la nouvelle entente de vendeur, une copie de la nouvelle entente, un sommaire, des questions et réponses ainsi que les versions mises à jour des manuels du Programme.

La nouvelle entente touche principalement les vendeurs. Pour d’autres individus, s’il vous plait contacter avec le personnel du Programme par téléphone, par télécopieur ou par courriel.

Demande de renseignements généraux :   416 327 8804
Demande de renseignements généraux/numéro sans frais :   1 800 268 6021
ATS :   1 800 387 5550
Télécopieur :   416 327 8192
Adresse courriel   adp@ontario.ca

Oui, des modifications ont été apportées à ces manuels. Le PAAF a mis les manuels à jour afin qu’ils :

• tiennent compte des modifications apportées à la nouvelle entente de vendeur;
• décrivent les nouvelles politiques pour aider les auteurs de demandes, les clients et les autres intervenants;
• rendent compte des procédures actuelles du PAAF.

Veuillez consulter l’annexe A pour connaître la liste des politiques nouvelles ou révisées contenues dans le Manuel des politiques et procédures du Programme d’appareils et accessoires fonctionnels.

Pour connaître les politiques nouvelles ou révisées applicables aux divers appareils, veuillez consulter le manuel de politiques et d’administration propre à l’appareil concerné.

Les versions existantes du Manuel des politiques et procédures du Programme d’appareils et accessoires fonctionnels et des manuels de politiques et d’administration propres aux divers appareils ne seront plus en vigueur à compter du 3 septembre 2012. Les nouveaux manuels entreront en vigueur le 4 septembre 2012.

Au cours de la semaine du 4 juin 2012, tous les vendeurs inscrits au PAAF recevront les documents relatifs à l’entente de vendeur.  Pour des renseignements additionnels, s’il vous plait examiner le modèle d’accord de fournisseur et le résumé d’accord.

Si vous ne trouvez pas de réponse à votre question dans ces documents, veuillez communiquer avec le PAAF à l’adresse suivante : adp@ontario.ca .

Dans sa fiche d’information, le vendeur devrait inscrire l’adresse de son emplacement d’affaires. Si l’adresse du siège de l’entreprise diffère de l’adresse de l’emplacement d’affaires du vendeur, celui-ci peut joindre une lettre explicative à la fiche d’information pour fournir les explications nécessaires et préciser l’adresse du siège de l’entreprise.

Oui, un vendeur inscrit au PAAF doit remplir une fiche d’information pour chaque emplacement.

1. Le « signataire autorisé » est la personne légalement habilitée à lier le vendeur dans le cadre d’une entente contractuelle avec le ministère de la Santé et des Soins de longue durée. Le signataire autorisé du vendeur signera la nouvelle entente de vendeur.
2. La personne-ressource du PAAF est l’employé qui consacre régulièrement son temps au PAAF.
3. Tout employé du vendeur peut remplir la fiche d’information du vendeur.

Le manuel du PAAF a subi un important remaniement pour mieux grouper les sujets. Cela facilitera les choses aux vendeurs et autres utilisateurs du manuel pour trouver de l’information.

De plus, la page 2 du manuel du PAAF comporte une nouvelle table. Toute modification importante apportée à la présente version du Manuel du PAAF après son entrée en vigueur le 4 septembre 2012 figurera dans cette table; les utilisateurs pourront ainsi rapidement déterminer ce qui a été modifié.

Le nouveau manuel du PAAF comporte des politiques révisées et présente de nouvelles politiques applicables à l’ensemble du Programme. Ces ajouts comblent des lacunes et codifient des politiques non écrites.

Nous incitons les vendeurs à examiner la version intégrale du manuel du PAAF, à se familiariser avec elle, et à veiller à ce que leur personnel connaisse les politiques et les procédures. Le PAAF a également modifié certaines des politiques figurant dans les manuels de politiques et d’administration. Pour s’assurer qu’ils se conforment aux politiques en vigueur, les vendeurs devraient revoir les manuels de politiques et d’administration pertinents.

Sans minimiser la portée de ce qui précède, les vendeurs voudront peut-être accorder une attention particulière aux changements de la rubrique Définitions, et aux politiques nouvelles ou modifiées :

Politique 220 – Remplacement d’appareils subventionnés
Partie 6 – Vendeurs
Partie 7 – Renseignements personnels sur la santé
Politique 810 – Présenter le formulaire de demande rempli
Partie 9 – Traitement et règlement des factures
Politique 1000 – Interjeter appel d’une décision du Programme
Politique 1005 – Plaintes

La liste complète des politiques nouvelles ou fortement modifiées figure ci‑dessous :