Programme universel de vaccination contre la grippe (PUVG)

Organisations qui présentent une demande pour participer au PUVG de 2017/2018

Les organismes qui souhaitent participent au Programme universel de vaccination contre la grippe (PUVG) de l’Ontario pour 2017/18 doivent suivre le processus annuel de demande d’approbation afin de pouvoir recevoir et administrer les vaccins antigrippaux subventionnés.

Les formulaires de demande dûment remplis doivent être présentés au plus tard le 30 juin 2017, à 23 h 59, heure avancée de l’Est.

Les formulaires de demande (c.­à­d. le formulaire de préqualification et la demande de contrat d’utilisation) doivent être remplis électroniquement et envoyés par courriel à l’adresse UIIP.MOH@ontario.ca. Veuillez conserver dans vos dossiers une copie du courriel et du formulaire de demande ainsi envoyés.

Veuillez noter que le ministère de la Santé et des Soins de longue durée n’acceptera pas :

Processus de préqualification et de demande de contrat d’utilisation pour 2017/18

Le processus annuel de demande de participation au Programme universel de vaccination contre la grippe (PUVG) comprend les étapes suivantes :

Étape 1 : Présentation du formulaire de demande

Veuillez vous assurer que les renseignements indiqués sur le formulaire sont complets et exacts; ils seront utilisés lorsqu’il s’agira de communiquer de l’information au sujet du PUVG de 2017/18.

En présentant le formulaire de demande, vous et votre organisme acceptez de respecter toutes les modalités énoncées dans le formulaire même ainsi que dans le Guide sur la conservation et la manutention des vaccins. Si vous ne vous conformez pas à ces modalités, cela peut avoir une incidence sur votre participation au PUVG ou sur votre accès aux vaccins antigrippaux subventionnés.

Veuillez cliquer sur le lien pour consulter le document correspondant :

Les formulaires de demande dûment remplis doivent être présentés au plus tard le 30 juin 2017, à 23 h 59, heure avancée de l’Est.

Les formulaires de demande (c.­à­d. le formulaire de préqualification et la demande de contrat d’utilisation) doivent être remplis électroniquement et envoyés par courriel à l’adresse UIIP.MOH@ontario.ca. Veuillez conserver dans vos dossiers une copie du courriel et du formulaire de demande ainsi envoyés.

Étape 2 : Préparation à l’inspection de la chaîne du froid et exécution de cette inspection par le bureau de santé publique local

À la suite de l’examen et de l’approbation du formulaire de demande que vous avez présenté, votre bureau de santé publique communiquera avec vous pour vous fournir des renseignements supplémentaires sur le processus d’inspection de la chaîne du froid. Cette inspection vise le réfrigérateur où seront entreposés les vaccins antigrippaux subventionnés.

Le processus d’inspection de la chaîne du froid varie selon le bureau de santé publique, qui peut, par exemple :

Le bureau de santé publique concerné n’aura probablement qu’une seule occasion de mener l’inspection de la chaîne du froid requise pour votre organisation. Cette inspection comprendra l’évaluation du respect des exigences énoncées dans le Guide sur la conservation et la manutention des vaccins de la province. Afin de vous y préparer, veuillez examiner les documents suivants et vous assurer que votre organisation se conforme aux exigences :

Feuille de renseignements sur les Exigences provinciales pour la conservation et la manutention des vaccins
Guide sur la conservation et la manutention des vaccins
Registre des températures des vaccins

Étape 3 : Réception des documents relatifs à la mise en œuvre du PUVG

Si votre organisation satisfait à toutes les exigences applicables à la participation au PUVG de 2017/18, le ministère de la Santé et des Soins de longue durée vous fera parvenir, par courriel, avant le lancement officiel de cette édition du Programme, des renseignements et des documents supplémentaires, y compris votre formulaire de commande de vaccins.

Les documents relatifs à la mise en œuvre du PUVG de 2017/18 seront également accessibles à l’adresse www.ontario.ca/influenza avant le lancement officiel de cette édition du Programme (c.-à-d. au mois de septembre 2017; date précise à confirmer).

Formulaires de demande pour 2017/18

Veuillez cliquer sur le lien pour consulter le document correspondant :

Conseils relatifs à la présentation des formulaires de demande pour 2017/18

Pour remplir, sauvegarder et envoyer votre demande, veuillez suivre les étapes suivantes :

  1. Installez Adobe Acrobat Reader sur votre ordinateur. Vous pouvez télécharger ce logiciel gratuit à partir du site Web d’Adobe. (Si vous utilisez un autre logiciel pour ouvrir et sauvegarder le formulaire, cela pourrait modifier les propriétés de ce dernier et ainsi empêcher le ministère de la Santé et des Soins de longue durée [le ministère] d’ouvrir votre demande).
  2. Ouvrez le formulaire de demande (« 4282-64F » ou « 4871-64F », selon la demande) au moyen d’Adobe Acrobat Reader. Si vous n’arrivez pas à ouvrir le formulaire, veuillez vous assurer que vous respectez les exigences minimales pour le navigateur.
  3. Remplissez tous les champs du formulaire de demande, y compris celui réservé aux initiales au bas de chaque page.
  4. Une fois que vous avez rempli le formulaire, cliquez sur « Fichier », puis sur « Enregistrer sous » dans les options du menu déroulant.
  5. Cliquez sur « Enregistrer » (vous n’avez pas besoin de renommer le document).
  6. Fermez le formulaire de demande et allez à l’emplacement où vous avez sauvegardé le fichier. Ouvrez le fichier et assurez-vous bien que tous les champs sont remplis. Apportez les corrections nécessaires, le cas échéant, et sauvegardez le formulaire de nouveau.
  7. Ouvrez votre application de courriel.
  8. Créez un nouveau courriel.
  9. Joignez le formulaire de demande (si vous n’avez pas changé le nom du document, il sera intitulé « 4282-64F » ou « 4871-64F », selon la demande) au courriel.
  10. Avant d’envoyer le formulaire de demande par courriel, ouvrez-le afin de vous assurer qu’il s’agit bien du bon document.
  11. Envoyez le courriel à l’adresse UIIP.MOH@ontario.ca.
  12. Une copie de ce courriel sera sauvegardée dans votre dossier de courriels envoyés. Vous devez en conserver une copie dans vos dossiers à titre de preuve de l’envoi de votre demande.

Veuillez noter que le ministère n’acceptera pas :

Les formulaires de demande dûment remplis doivent être présentés au plus tard le 30 juin 2017, à 23 h 59, heure avancée de l’Est.

Les formulaires de demande (c.­à­d. le formulaire de préqualification et la demande de contrat d’utilisation) doivent être remplis électroniquement et envoyés par courriel à l’adresse UIIP.MOH@ontario.ca. Veuillez conserver dans vos dossiers une copie du courriel et du formulaire de demande ainsi envoyés.

Si vous éprouvez des difficultés techniques lors la présentation de votre demande, veuillez envoyer un message à ce sujet à l’adresse UIIP.MOH@ontario.ca avant la date limite de présentation.

Date limite de présentation des demandes

Les formulaires de demande dûment remplis doivent être présentés au plus tard le 30 juin 2017, à 23 h 59, heure avancée de l’Est.

Les formulaires de demande (c.­à­d. le formulaire de préqualification et la demande de contrat d’utilisation) doivent être remplis électroniquement et envoyés par courriel à l’adresse UIIP.MOH@ontario.ca. Veuillez conserver dans vos dossiers une copie du courriel et du formulaire de demande ainsi envoyés.

Foire aux questions : Organismes prestataires de soins de santé et autres organisations

Avant de consulter la foire aux questions, veuillez examiner le formulaire de préqualification et/ou la demande de contrat pour 2017/18, car on y fait part des renseignements requis. Si vous avez des questions supplémentaires après avoir pris connaissance de la foire aux questions, n’hésitez pas à envoyer un courriel à l’adresse UIIP.MOH@ontario.ca.

Les organismes prestataires de soins de santé et les autres organisations qui souhaitent participer au Programme universel de vaccination contre la grippe (PUVG) doivent remplir le formulaire de préqualification. Ce formulaire fait part des exigences auxquelles les organismes et les organisations doivent satisfaire afin de commander, d’entreposer, de transporter et d’administrer des vaccins antigrippaux subventionnés.

Q1 : Mon (notre) organisation souhaite participer au PUVG. Dois-je (devons‑nous) suivre le processus de préqualification?
Q2 : Mon (notre) organisation a veillé à ce qu’un médecin, un infirmier praticien ou un organisme prestataire de soins de santé externe autorisé se charge des démarches d’immunisation. Ainsi, le réfrigérateur à vaccins peut-il se trouver dans la zone géographique de mon organisation?
Q3 : Un pharmacien peut-il se présenter dans les installations de mon (notre) organisation pour procéder aux démarches d’immunisation auprès des résidents visés ou mes (nos) employés?
Q4 : Dois-je (devons-nous) envoyer une preuve d’assurance au ministère?
Q5 : Comment dois-je (devons‑nous) présenter ma (notre) demande de façon à ce que plus d’un emplacement où se trouve un réfrigérateur à vaccins soit inspecté?
Q6 : Mon (notre) organisation devra-t-elle communiquer avec le bureau de santé publique dans le territoire de compétence visé pour que ce bureau réalise une inspection de la chaîne du froid visant mon (notre) réfrigérateur?
Q7 : J’ai (nous avons) de la difficulté au moment de présenter mon (notre) formulaire de préqualification dûment rempli. Où puis-je (pouvons‑nous) obtenir de l’aide?

Q1 : Mon (notre) organisation souhaite participer au PUVG. Dois-je (devons‑nous) suivre le processus de préqualification?

R1 : Toute organisation dont les employés (p. ex. des professionnels de la santé réglementés) seront appelés à entreposer, à manipuler et à administrer des vaccins antigrippaux subventionnés selon une directive médicale ou des ordonnances médicales directes doit remplir un formulaire de préqualification pour participer au PUVG.

Ces organisations comprennent :

  1. les organismes prestataires de soins de santé et les agences de soins infirmiers (p. ex. une organisation qui fournit des soins de santé à la maison ou sur le lieu de travail);
  2. les maisons de retraite;
  3. les établissements voués à l’éducation ou à l’enseignement (p. ex. les établissements de soins pour enfants, les établissements d’enseignement primaire, secondaire et postsecondaire);
  4. les lieux de travail qui comportent un service dédié aux travailleurs ou encore du personnel médical ou infirmier qui administre des vaccins;
  5. les hôpitaux privés;
  6. certaines installations des gouvernements provincial et fédéral (p. ex. une institution spécialisée en développement cognitif ou un établissement de santé mentale);
  7. les refuges (p. ex. les refuges pour sans-abri et les centres d’hébergement pour jeunes qui comportent un service de santé ou encore du personnel médical ou infirmier qui administre des vaccins);
  8. les services médicaux d’urgence;
  9. les établissements correctionnels et les centres de détention pour adolescents non administrés par le gouvernement;
  10. les pharmacies qui offrent les services d’organismes prestataires de soins de santé.

Les organisations qui ne procèdent pas elles‑mêmes à l’entreposage, à la manutention ou à l’administration de vaccins antigrippaux subventionnés doivent veiller à ce qu’un médecin, un infirmier praticien ou un organisme prestataire de soins de santé qui a obtenu l’autorisation de participer au PUVG soit responsable de l’entreposage, de la manutention et de l’administration de tels vaccins.

Les organisations suivantes n’ont pas à suivre le processus de préqualification pour participer au PUVG :

Q2 : Mon (notre) organisation a veillé à ce qu’un médecin, un infirmier praticien ou un organisme prestataire de soins de santé externe autorisé se charge des démarches d’immunisation. Ainsi, le réfrigérateur à vaccins peut-il se trouver dans la zone géographique de mon organisation?

R2 : Non. Le médecin, l’infirmier praticien ou l’organisme prestataire de soins de santé externe autorisé est responsable de la commande, de l’entreposage, du transport et de l’administration des vaccins antigrippaux subventionnés.

Si votre organisation souhaite entreposer des vaccins antigrippaux subventionnés, elle doit satisfaire aux exigences suivantes :

  1. compter parmi son personnel au moins un professionnel de la santé réglementé qui est autorisé, en vertu de la Loi sur les professions de la santé réglementées, à administrer, entre autres substances, les vaccins antigrippaux;
  2. présenter un formulaire de préqualification pour 2017/18 dûment rempli aux fins d’examen et d’approbation par le ministère de la Santé et des Soins de longue durée (le ministère).

Q3 : Un pharmacien peut-il se présenter dans les installations de mon (notre) organisation pour procéder aux démarches d’immunisation auprès des résidents visés ou mes (nos) employés?

R3 : Les pharmaciens peuvent uniquement administrer des vaccins antigrippaux subventionnés dans la résidence privée de patients ou dans une maison de retraite lorsque les personnes visées ne sont pas en mesure de se rendre à une pharmacie donnée en raison d’un trouble physique ou mental et qu’elles reçoivent des services de cette même pharmacie.

Q4 : Dois-je (devons-nous) envoyer une preuve d’assurance au ministère?

R4 : Tel qu’il est énoncé dans le formulaire de préqualification, les organisations qui administrent des vaccins antigrippaux doivent souscrire et maintenir en vigueur une police d’assurance générale de responsabilité civile. La présentation d’une preuve d’assurance n’est plus exigée dans le cadre du processus de préqualification. Cependant, le ministère peut, à tout moment, demander une copie du certificat d’assurance.

Q5 : Comment dois-je (devons‑nous) présenter ma (notre) demande de façon à ce que plus d’un emplacement où se trouve un réfrigérateur à vaccins soit inspecté?

R5 : Vous devez présenter un formulaire de préqualification pour chacun des emplacements où se trouve un réfrigérateur à vaccins.

Q6 : Mon (notre) organisation devra-t-elle communiquer avec le bureau de santé publique dans le territoire de compétence visé pour que ce bureau réalise une inspection de la chaîne du froid visant mon (notre) réfrigérateur?

R6 : Non. Une fois que le ministère aura examiné et approuvé votre formulaire de préqualification, votre bureau de santé publique communiquera avec vous par courriel, par télécopieur ou par téléphone pour vous fournir des renseignements concernant le processus d’inspection de la chaîne du froid.

Le processus d’inspection de la chaîne du froid varie selon le bureau de santé publique, qui peut, par exemple :

Q7 : J’ai (nous avons) de la difficulté au moment de présenter mon (notre) formulaire de préqualification dûment rempli. Où puis-je (pouvons‑nous) obtenir de l’aide?

R7 : Vous trouverez des directives utiles détaillées à la section « Conseils relatifs à la présentation des formulaires de demande pour 2017/18 ». Si vous éprouvez tout de même des difficultés techniques lors de la présentation de votre demande, veuillez envoyer un courriel à l’adresse UIIP.MOH@ontario.ca avant le 30 juin 2017, à 23 h 59, heure avancée de l’Est pour obtenir de l’aide.

Foire aux questions : Pharmacies qui ont les pharmaciens compétents

Avant de consulter la foire aux questions, veuillez examiner le formulaire de préqualification et/ou la demande de contrat pour 2017/18, car on y fait part des renseignements requis. Si vous avez des questions supplémentaires après avoir pris connaissance de la foire aux questions, n’hésitez pas à envoyer un courriel à l’adresse UIIP.MOH@ontario.ca.

Les pharmacies qui souhaitent participer au Programme universel de vaccination contre la grippe (PUVG) et qui ont un pharmacien compétent pour administrer les vaccins doivent remplir le contrat d’utilisation. Ce contrat fait part des exigences auxquelles les pharmacies doivent satisfaire afin de commander, d’entreposer, de transporter et d’administrer des vaccins antigrippaux subventionnés.

Q1 : Pour participer au PUVG, à quelle fréquence ma (notre) pharmacie doit-elle présenter un contrat d’utilisation et faire l’objet d’une inspection de la chaîne du froid visant son (notre) réfrigérateur?
Q2 : Ma (notre) pharmacie peut-elle participer au PUVG si : elle n’a pas de pharmacien compétent; elle a un pharmacien compétent, mais que la formation de celui‑ci sur l’injection ne sera pas reconnue par l’Ordre des pharmaciens de l’Ontario le 30 juin 2017 ou avant cette date?
Q3 : Ma (notre) pharmacie n’a pas de pharmacien compétent; toutefois, je prévois (nous prévoyons) recourir aux services d’un organisme prestataire de soins de santé préqualifié. Dois-je (devons-nous) remplir le contrat d’utilisation?
Q4 : Ma (notre) pharmacie recevra un Numéro d’agrément de l’Ordre des pharmaciens de l’Ontario entre le 1er juillet 2017 et le15 septembre 2017; comment puis-je (pouvons‑nous) participer au PUVG de 2017/18?
Q5 : Ma (notre) pharmacie a reçu un Numéro d’agrément de l’Ordre des pharmaciens de l’Ontarioe 30 juin 2017 ou avant cette date, mais n’a pas reçu son Numéro de compte du PMO. Puis-je (pouvons‑nous) tout de même présenter une demande?
Q6 : Ma (notre) pharmacie devra-t-elle communiquer avec le bureau de santé publique du territoire de compétence visé pour que ce bureau réalise une inspection de la chaîne du froid visant mon (notre) réfrigérateur?
Q7 : Si ma (notre) pharmacie est en voie de changer de propriétaire, qui devrait présenter la demande de participation au PUVG?
Q8 : J’ai (nous avons) de la difficulté au moment de présenter le contrat d’utilisation dûment rempli. Où puis-je (pouvons‑nous) obtenir de l’aide?

Q1 : Pour participer au PUVG, à quelle fréquence ma (notre) pharmacie doit-elle présenter un contrat d’utilisation et faire l’objet d’une inspection de la chaîne du froid visant son (notre) réfrigérateur?

R1 : Le document suivant doit être présenté ou la démarche ci‑après doit être réalisée à l’inscription ainsi que chaque année subséquente afin qu’une pharmacie puisse participer à chaque édition du PUVG :

Q2 : Ma (notre) pharmacie peut-elle participer au PUVG si :
  • elle n’a pas de pharmacien compétent;
  • elle a un pharmacien compétent, mais que la formation de celui‑ci sur l’injection ne sera pas reconnue par l’Ordre des pharmaciens de l’Ontario le 30 juin 2017 ou avant cette date?

R2 : Pour pouvoir recevoir, administrer et entreposer des vaccins subventionnés dans le cadre du PUVG de 2017/18, les pharmacies doivent avoir au moins un pharmacien compétent le 30 juin 2017 ou avant cette date. Ce pharmacien doit faire les démarches nécessaires pour que sa formation soit reconnue par l’Ordre des pharmaciens de l’Ontario. Le ministère de la Santé et des Soins de longue durée (le ministère) vérifiera auprès de l’Ordre pour s’assurer que le pharmacien est autorisé à administrer des vaccins.

Si votre pharmacie n’a pas de pharmacien compétent à la date limite du 30 juin 2017 ou avant cette date, elle peut tout de même participer au PUVG de 2017/18 en ayant recours aux services d’un organisme prestataire de soins de santé préqualifié. Lorsque la liste des organismes prestataires de soins de santé préqualifiés sera disponible, elle sera publiée sur le site Web du ministère, à l’adresse www.ontario.ca/grippe. Dans un tel cas, vous n’aurez pas à présenter un contrat d’utilisation au nom de votre pharmacie. Consultez la Q3 pour obtenir des renseignements supplémentaires à cet égard.

Q3 : Ma (notre) pharmacie n’a pas de pharmacien compétent; toutefois, je prévois (nous prévoyons) recourir aux services d’un organisme prestataire de soins de santé préqualifié. Dois-je (devons-nous) remplir le contrat d’utilisation?

R3 : Si votre pharmacie n’a pas de pharmacien compétent, mais qu’elle entend recourir aux services d’un organisme prestataire de soins de santé préqualifié pour administrer les vaccins antigrippaux, vous n’avez pas à remplir le contrat d’utilisation. C’est à l’organisme prestataire de soins de santé que revient la responsabilité d’obtenir une préqualification auprès du ministère et de passer l’inspection obligatoire de la chaîne du froid.

Q4 : Ma (notre) pharmacie recevra un Numéro d’agrément de l’Ordre des pharmaciens de l’Ontario entre le 1er juillet 2017 et le15 septembre 2017; comment puis-je (pouvons‑nous) participer au PUVG de 2017/18?

R4 : Il y aura un processus de demande distinct pour les pharmacies récemment agréées qui ont reçu leur Numéro d’agrément de l’Ordre des pharmaciens de l’Ontario entre le 1er juillet 2017 et le 15 septembre 2017. Le ministère enverra des renseignements directement à ces pharmacies.

Q5 : Ma (notre) pharmacie a reçu un Numéro d’agrément de l’Ordre des pharmaciens de l’Ontarioe 30 juin 2017 ou avant cette date, mais n’a pas reçu son Numéro de compte du PMO. Puis-je (pouvons‑nous) tout de même présenter une demande?

R5 : Vous pouvez présenter la demande requise (c.-à-d. le contrat d’utilisation) pour votre pharmacie en inscrivant « 000 » à la section où le Numéro de compte du PMO est demandé. Veuillez indiquer, dans le courriel contenant votre demande dûment remplie que vous enverrez au ministère, que votre pharmacie n’a pas reçu son Numéro de compte du PMO. Puis, une fois que ce numéro aura été attribué à la pharmacie, veuillez présenter un contrat d’utilisation à jour.

Q6 : Ma (notre) pharmacie devra-t-elle communiquer avec le bureau de santé publique du territoire de compétence visé pour que ce bureau réalise une inspection de la chaîne du froid visant mon (notre) réfrigérateur?

R6 : Non. Une fois que le ministère aura examiné et approuvé votre contrat d’utilisation, votre bureau de santé publique communiquera avec vous par courriel, par télécopieur ou par téléphone pour vous fournir des renseignements concernant le processus d’inspection de la chaîne du froid.

Le processus d’inspection de la chaîne du froid varie selon le bureau de santé publique, qui peut, par exemple :

Q7 : Si ma (notre) pharmacie est en voie de changer de propriétaire, qui devrait présenter la demande de participation au PUVG?

R7 : Si le nouveau propriétaire entre en fonctions le 30 juin 2017 ou avant cette date, c’est lui qui devra présenter la demande de participation au PUVG le 30 juin 2017 ou avant cette date.

Si le changement de propriétaire de la pharmacie n’a pas lieu avant le 30 juin 2017, c’est le propriétaire du moment qui doit présenter une demande de participation au PUVG le 30 juin 2017 ou avant cette date. Une fois le nouveau propriétaire en fonctions, un contrat d’utilisation à jour devra être présenté. Si toutefois le propriétaire précédent n’a pas présenté de demande le 30 juin 2017 ou avant cette date, la pharmacie ne pourra pas participer au PUVG de 2017/18.

Q8 : J’ai (nous avons) de la difficulté au moment de présenter le contrat d’utilisation dûment rempli. Où puis-je (pouvons‑nous) obtenir de l’aide?

R8 : Vous trouverez des directives utiles détaillées à la section « Conseils relatifs à la présentation des formulaires de demande pour 2017/18 ». Si vous éprouvez tout de même des difficultés techniques lors de la présentation de votre demande, veuillez envoyer un courriel à l’adresse UIIP.MOH@ontario.ca avant le 30 juin 2017, à 23 h 59, heure avancée de l’Est pour obtenir de l’aide.

Coordonnées

Pour toute question concernant le processus de préqualification et de demande de contrat d’utilisation pour 2017/18, veuillez communiquer par courriel avec le ministère de la Santé et des Soins de longue durée, à l’adresse UIIP.MOH@ontario.ca.

Si vous avez des questions au sujet de l’entreposage et de la manutention des vaccins, ou sur le processus d’inspection de la chaîne du froid, veuillez communiquer avec votre bureau de santé publique.

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