Information pour le public

Conseil des citoyens

Protocole pour les observateurs

Le ministère de la Santé et des Soins de longue durée est déterminé à faire en sorte que les réunions du Conseil des citoyens se déroulent de la façon la plus transparente possible. Par conséquent, tous les ordres du jour, les documents d’information et les rapports du Conseil liés aux réunions du Conseil des citoyens seront affichés dans le site Web du ministère.

Au moins 30 jours avant chaque réunion du Conseil des citoyens, les personnes du public sont invitées à s’inscrire dans le site Web du ministère pour assister, à titre d’observateurs, aux séances d’information publiques tenues dans le cadre des réunions du Conseil (un maximum de 30 places sont offertes, selon la grandeur de la salle où a lieu la réunion). Il y a des parties des réunions du Conseil des citoyens qui peuvent se dérouler à huis clos. Par exemple, lorsque des présentations contiennent des renseignements confidentiels, notamment des renseignements sur des travaux universitaires, des renseignements exclusifs ou des témoignages de patients ou de non-spécialistes, le présentateur et la présidente ou le président du Conseil ou l’administratrice ou l’administrateur en chef peuvent décider d’exclure le public. Par conséquent, il peut arriver que les personnes du public qui sont présentes à titre d’observateurs soient temporairement exclues des parties des réunions du Conseil des citoyens durant lesquelles des renseignements confidentiels sont communiqués.

En outre, les débats du Conseil des citoyens se déroulent à huis clos. Cela vise à favoriser des discussions franches et libres entre les membres du Conseil.

Définition d’observateur public

Les observateurs publics sont des personnes qui viennent assister aux parties « ouvertes » des réunions du Conseil des citoyens. Ils ne sont pas considérés comme des membres du Conseil. Les observateurs publics comprennent notamment :

Inscription des observateurs

Les personnes qui souhaitent assister aux séances d’information publiques à titre d’observateurs doivent faire une demande et s’inscrire auprès de la Division des Programmes publics de médicaments de l’Ontario avant chaque réunion du Conseil des citoyens en communiquant avec le ministère à l’adresse suivante :

À l’attention du Conseil des citoyens – Demande de statut d’observateur
Division des Programmes publics de médicaments de l’Ontario
Édifice Hepburn, 9e étage
80, rue Grosvenor
Queens Park
Toronto (Ontario) M7A 1R3
ou
CitizensCouncil@ontario.ca
Ligne d’objet : « Conseil des citoyens – Demande de statut d’observateur »

L’invitation du ministère indiquera les dates limites pour l’inscription et les renseignements précis qui doivent être fournis pour chaque demande de statut d’observateur. La présente annexe sera jointe à l’invitation à titre de document de référence.

Nous essaierons d’accueillir tous les observateurs publics aux réunions. Cependant, comme le nombre de places est limité, nous ne pouvons garantir que toutes les personnes qui souhaitent participer à une réunion du Conseil des citoyens à titre d’observateur pourront entrer dans la salle de réunion.

Si le nombre de demandes dépasse le nombre de places, la Division des Programmes publics de médicaments de l’Ontario, en concertation avec la présidente ou le président du Conseil des citoyens, pourra choisir les observateurs afin d’accroître l’accès du public aux réunions. Les places d’observateurs pourront être attribuées en fonction des critères suivants :

Une fois la période d’inscription terminée, la Division des Programmes publics de médicaments de l’Ontario communiquera avec les personnes qui ont fait une demande afin de leur faire savoir si elles ont obtenu une place d’observateur.

Rôle des observateurs aux réunions du Conseil des citoyens

Le ministère souhaite que les réunions du Conseil des citoyens se déroulent de façon harmonieuse dans un environnement sécuritaire et que la capacité des présentateurs et des membres du Conseil des citoyens d’atteindre leurs objectifs ne soit pas compromise.

Les personnes à qui on donne accès aux séances d’information publiques durant une réunion du Conseil des citoyens ne sont présentes qu’à titre d’observateurs.

Le terme « observateur » sous-entend que la personne est chargée d’observer la partie de la réunion à laquelle elle assiste et ne doit pas essayer d’influencer son résultat, tant avant que pendant la réunion. Par conséquent, les observateurs doivent s’abstenir de faire ce qui suit :

Si des personnes communiquent avec eux ou essaient de les influencer avant ou pendant la réunion, les participants et les membres du Conseil doivent le signaler.

Les observateurs publics doivent respecter le travail du Conseil des citoyens et les présentateurs et éviter de perturber la réunion. Si un observateur public perturbe une réunion de façon importante ou répétée ou ne respecte pas les présentes règles de conduite, la présidente ou le président lui demandera d’arrêter de se comporter de la sorte et pourra également lui enjoindre de quitter les lieux. Si la personne refuse de partir, le président suspendra la réunion jusqu’à ce qu’elle ait obtempéré.

Si un observateur public perturbe une réunion, le ministère se réserve le droit de lui interdire l’accès aux réunions dans l’avenir.

Logistique des réunions

Les renseignements logistiques relatifs aux réunions seront communiqués aux personnes qui ont obtenu une place d’observateur. Le ministère ne peut accueillir que les personnes qui se sont inscrites au préalable et qui ont obtenu une place d’observateur. Les observateurs choisis qui ne peuvent assister à une réunion doivent en informer la Division des Programmes publics de médicaments de l’Ontario afin que leur place puisse être attribuée à quelqu’un d’autre.

Il est important que les observateurs soient ponctuels, car les réunions du Conseil commencent à l’heure prévue. Afin de causer le moins de dérangement possible, il se peut que les retardataires doivent attendre qu’on fasse une pause convenable avant d’avoir accès à la partie « ouverte » de la réunion.

À leur arrivée à la réunion, les observateurs doivent s’inscrire, et un insigne porte-nom leur sera remis. Pendant la réunion, les observateurs qui ont des questions d’ordre pratique ou logistique concernant le déroulement de la réunion ou les installations doivent s’adresser à la personne qui se trouve au bureau d’inscription. Il est à noter que cette personne ne peut discuter de ce qui est présenté à la réunion.

L’ordre du jour de la réunion et les documents d’information sont accessibles dans le site Web du Conseil des citoyens. On invite les observateurs à télécharger ces documents et à les apporter avec eux, car les trousses d’information et les autres documents ne leur seront pas remis à la réunion. Les observateurs doivent s’occuper eux-mêmes de leur transport, leur hébergement, leurs repas et leur matériel pour les réunions du Conseil.

Il est interdit de faire des enregistrements audio ou vidéo et de prendre des photographies aux réunions du Conseil des citoyens. Un observateur public qui est surpris à enregistrer une réunion devra quitter immédiatement les lieux. De plus, le ministère se réserve le droit de lui interdire l’accès aux réunions dans l’avenir. Par ailleurs, pour éviter de perturber la réunion, on demande aux personnes présentes de ne pas utiliser de téléphone cellulaire dans la salle de réunion.

Possibilité de faire des commentaires à la suite d’une réunion du Conseil des citoyens

Comme on l’a déjà indiqué, la participation à une réunion du Conseil des citoyens à titre d’observateur n’est pas une occasion de faire part de ses observations sur la réunion ou les débats du Conseil.

Les observateurs peuvent toutefois transmettre des commentaires par écrit à l’administratrice ou l’administrateur en chef des Programmes publics de médicaments de l’Ontario et à la présidente ou au président du Conseil des citoyens à la suite d’une réunion. Les commentaires reçus seront examinés et pourront avoir une incidence sur l’élaboration des futures séances d’information du Conseil des citoyens.

Les demandes d’entrevue avec les médias doivent être faites de la manière habituelle, c’est à-dire par la ligne de renseignements aux médias du ministère, au 416 314 6197 (à Toronto) ou au 1 888 414 4774 (sans frais).

Pour en savoir plus

Vous pouvez envoyer vos demandes de renseignements généraux par courriel au Conseil des citoyens, au : CitizensCouncil@ontario.ca

Communiquer avec la Ligne Info de ServiceOntario au 1 800 268-1154
À Toronto, faites le 416-314-5518
ATS : 1 800 387-5559. À Toronto, ATS 416-327-4282
Heures d'ouverture : 8 h 30 - 17 h